玉川大学における個人情報の取扱いについて（通信教育課程）

玉川大学は，「個人情報の保護に関する法律」や個人情報保護ガイドライン（個人情報保護委員会）などの諸法令に基づき，「学校法人玉川学園 個人情報保護方針」を定め，学内の諸規程を整備し，個人情報の適正な取扱いを行っております。

つきましては，皆様からご提出いただいた個人情報は，次のように取扱うこととします。
※「個人情報保護委員会」とは，公正取引委員会や国家公安委員会と同様に独立性が高く，独自の権限を行使できる内閣府の外局です。

・個人情報の利用目的について

ご提出いただいた個人情報は，以下の目的に利用いたします。入学選考後，合格証の発行を受け，入学した者については，〈2.〉～〈7.〉の事項についても利用します。

〈1. 入学選考に関する事項〉
〈2. 教務・学務に関する事項〉
①学籍管理，②履修指導・履修登録，③成績管理，④授業運営，⑤学生証・科目等履修生証・各種証明書の発行，⑥履修状況通知，⑦身分異動に係る通知，⑧各種講座・ガイダンス等に関する通知
〈3. 学生生活支援に関する事項〉
①奨学金に関する諸連絡，②学生生活・課外活動支援，③遺失物・拾得物に関する連絡，④事件，事故，学生相談に関する諸連絡，⑤学生表彰に関する通知，⑥災害時の被災状況確認のための連絡，⑦教育学術情報図書館利用情報の管理，⑧教育情報等の提供
〈4. 学費等納付金・寄付金に関する事項〉
①学費請求・継続手続き，②学費等納入督促，③寄付金の依頼
〈5. 教育実習・介護等の体験の実施に関する事項〉
〈6. 教員免許・資格取得，また，進路・就職支援に関する事項〉
〈7. その他の事項〉
①学内施設・設備の利用管理，防犯カメラの設置による映像情報管理，②継続学習センターに係る講座開講案内

・要配慮個人情報の利用目的について

次に示す要配慮個人情報は，以下の利用目的に該当する場合にご提出いただきます。なお，本利用目的以外に利用しません。

「健康確認票」（正科生入学志願書裏面），入学志願時の資料として利用します。
「健康診断書」，体育実技受講時の資料として利用します。
既往病・病歴・身長・体重・健康上の留意事項について，教育実習ならびに介護等の体験の実習先等の決定する際の検討資料として利用します。
既往病・病歴・身長・体重・健康上の留意事項ならびに細菌検査結果について，教育実習ならびに介護等の体験の 実施に伴い実習先等に提供します。

※「健康確認票」の記載内容によっては，「医師の診断書」等の提出を求める場合があります。

※「要配慮個人情報」とは，人種，信条，病歴等が含まれる個人情報のことで，本人の同意をとって取得することを原則義務とし，本人の同意を得ない第三者提供（含むオプトアウト手続き）は禁止されています（個人情報保護法第2 条第3 項）

・要配慮個人情報の利用及び第三者への提供について

要配慮個人情報の利用は，上記利用目的の範囲内で行います。なお，以下の目的で第三者に提供する場合があります。
既往病・現病歴・身長・体重・胸部Ｘ線検査結果（結核予防のため）・健康上の留意事項ならびに細菌検査結果：教育実習・保育実習・参観実習の実施ならびに介護等の体験の実施に伴い実習先等に提供します。
なお，「本人の生命，身体のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき」は，本人の同意を得ることなく第三者に提供することがあります。（個人情報保護法第23 条第1 項二）

・個人情報の利用及び第三者への提供について

個人情報の利用及び提供は，利用目的の範囲内で行います。業務上で範囲を超えた利用及び提供を行う場合は，事前に利用目的等を公表またはお知らせし，ご本人から同意をいただきます。なお，個人情報の提供が義務付けられた法令や生命・財産の保護のために緊急を要する場合は，ご本人の同意を得ずに提供することがあります（個人情報保護法第23 条第1 項）。
また，玉川大学・玉川学園学友会からの申請に基づき，下記の利用目的に限り必要な範囲内で学生の個人情報（学部・学科・卒業年月・氏名・住所・電話番号等の各項目）の提供を行います。
玉川大学・玉川学園学友会は，大学の発展に寄与することを目的とした大学在学生とその父母及び卒業生の団体です。
なお，学友会に提供した個人情報は，以下の目的に利用します。
①会報等の送付，②学友会支部会開催案内，③卒業後の進路に関する情報管理

・個人情報を取扱う業務の委託について

利用目的の範囲内で，個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合があります。その場合は，個人情報を適正に取扱っていると認められる委託先を選定し，個人情報に関する秘密保持契約等を取り交わすとともに，適切な管理を行います。

・個人情報の未提出及び未記入による結果について

本学が指定する書類が未提出の場合もしくはその書類に未記入事項があった場合は，利用目的に示す事項を受けることができません。

・ご本人の個人情報の開示等に関する権利について

①個人情報の開示請求
所定の手続きにより，本学が保有する自己に関する個人情報の開示を請求することができます。なお，この開示請求が指導・評価・診断・選考等に関する個人情報の場合は，必ずしも応じられない場合がありますのでご留意ください。開示請求は原則としてご本人からの請求とし，未成年者からの請求は，保証人等による請求が必要となります。

②個人情報の訂正・削除・利用停止請求
所定の手続きにより，本学が保有する自己に関する個人情報の記録に誤りがある場合は訂正・削除を請求することができます。また，個人情報が法令の定める範囲を超える場合，もしくはご本人の同意を得ないで本学が定めた利用目的を超えて第三者に提供・利用がされているという理由の場合は，利用停止を請求することができます。なお，指導・評価・診断・選考等に関する個人情報の場合は，必ずしも応じられない場合がありますのでご留意ください。訂正・削除・利用停止は原則として，ご本人からの請求とし，未成年者からの請求は，保証人等による請求が必要となります。

③請求の方法
開示及び訂正・削除・利用停止請求にあたっては，本学指定の「保有個人情報開示等請求書」に必要事項を記入し，以下の部署に提出してください。「請求書」の用紙は以下の窓口にお申出ください。請求に対する回答は，請求に関する諸手続き完了日から起算して10 日以内（土・日・祝日及び学校法人玉川学園が定める休日を除く）に対応いたします。
　　□提出先：
　　〈入学選考に関する事項〉
　　　　入試広報部　個人情報担当／ TEL：042-739-8882
　　〈入学後の諸手続きに関する事項〉
　　　　教学部　個人情報保護担当／ TEL：042-739-8876
　　〈教育実習・介護等の体験の実施に関する事項〉
　　　　教師教育リサーチセンター教職課程支援室／ TEL：042-739-8848

④異議の申立て
開示等の請求に対する決定事項について不服がある場合は，本学に異議の申立てをすることができます。申立てについて審査し，その結果を文書により通知いたします。なお，手続き方法については「個人情報保護に関する相談窓口」にお問い合わせください。